Que ce soit un
courrier ou un email professionnel, la rédaction est différente selon le destinataire du message. Pour bien rédiger le courrier professionnel en anglais, il faut travailler sur deux points principaux : la formule d’adresse et la formule de politesse (à la fin).
Dans cet article, nous vous proposons des techniques et des conseils efficaces pour réussir la
rédaction de votre courrier dans un anglais professionnel.
Rédiger un courrier en anglais avec méthode
Objet du courrier
L’objet du message, rédigé de façon succincte, doit permettre au destinataire de savoir ce que contient le courrier ou le mail. En effet, c’est le même principe qu’un courrier rédigé en français.
L’accroche
Le style de l’accroche varie en fonction de la relation que vous entretenez avec le destinataire ; un mail adressé à votre supérieur hiérarchique ne sera pas le même qu’un courrier destiné à un collègue - bien sûr, cela dépend du degré de familiarité avec la personne concernée. Toutefois, il faut savoir que les messages professionnels en anglais n’emploient pas un style aussi soutenu que ceux en français.
Formule d’adresse
Les formules d’adresse seront utilisées selon le contexte du courrier :
- Informel : « Hello Paul »
- Formel : « Dear Paul » (neutre), « Dear Mr. John » (adressé à un client)
- Destinataire inconnu (demande de renseignements ou pose de candidature) : « To whom it may concern »
Contenu du courrier
Le contenu du courrier est composé de phrases introductives et du corps du message. Une phrase d’introduction annonce brièvement ce que contient le courrier et doit être cohérente à l’objet. Pour ce qui est du corps du texte, voici quelques exemples de formules selon le contexte :
Prise de contact
I am writing to you on behalf of
I’m writing in connection with (objet du mail)
I am writing with regard to (objet du mail)
Réponse
Thank you for your availability/quick answer.
Thank you for your consideration on that matter
Message informatif
I’m writing to let you know that
I am delighted to tell you that
Relance
Further to
With reference to
Requête
Could you please ?
I’d be very grateful if you could
Remerciements
I would like to express my gratitude for all your help in this matter
Demande de renseignements
Could you give me some information
There are several points I don’t quite understand regarding… Would you mind giving more details about…
Formules de conclusion
If you need any further information, feel free to contact me.
Thank you in advance
I look forward to hearing from you soon
Après les phrases de conclusion, il est important d’employer des formules de politesse. L’omission de cette étape n’est pas très appréciée par les anglophones.
Pour terminer votre courrier, vous pouvez utiliser les formules de politesse suivantes :
- Kind regards
- Best regards
- Regards (entre collègues)
Les formules comme « Yours sincerely », « Yours faithfully », « Yours truly » deviennent obsolètes dû à leur contexte jugé trop formel. Toutefois, il n’est pas interdit de les utiliser.
Les documents joints dans les mails
Les formules les plus utilisées lorsque l’on joint des pièces au mail sont :
Please find attached
Hereby attached…
Please find enclosed
Please find below
Quelques conseils pratiques pour rédiger un courrier de pro
Comme en français, les fautes d’orthographe ne sont pas tolérées surtout dans un contexte professionnel. Le moindre faux pas peut mettre à mal votre crédibilité. Ne soyez pas dépendant des corrections automatiques qui peuvent, si elles remplacent un mot, altérer le sens de la phrase.
Pensez à faire relire votre courrier par un collègue en vue de vous assurer que le message que vous souhaitez faire passer est bien retransmis.
Vous pouvez consulter vos précédents échanges avec votre interlocuteur et les formules (d’adresse et de politesse) qu'il utilise. Vous pourrez ainsi avoir des pistes concernant le degré de familiarité requis.
Média l'Abeille