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Animer une réunion en anglais

Comme chacun le sait l’anglais est LA langue de référence dans le milieu professionnel.

Comment animer une réunion en anglais

D’ailleurs, il est souvent d’usage aujourd’hui de tenir un discours en anglais lors des séminaires, conférences et réunions en entreprise.

Or, animer une réunion en anglais, n’est pas une mince affaire, quel qu’en soit la thématique à traiter. Cela demande une bonne maîtrise de l’anglais professionnel et un vocabulaire adapté. Voici quelques astuces qui peuvent vous servir dans ces cas là.

Bien se préparer à l’avance

Tenir une réunion en anglais n’est pas chose facile. Mais il existe quelques petites préparations que vous pouvez réaliser en amont pour réduire les risques de catastrophe.

Tout d’abord, déterminez à l’avance quelles seront les personnalités qui vont participer à la réunion. Une fois l’étape de l’identification réalisée, pensez à leur communiquer le sujet qui sera débattu lors de la réunion.

N’hésitez pas à leur envoyer un courriel électronique, au moins quinze jours avant la date fixée, mentionnant la date, l’heure, le lieu, la liste des participants et le programme détaillé.

Pensez également à leur faire un petit rappel quelques jours avant le jour J pour confirmer leur présence.

Dans le programme, vous pouvez indiquer le temps accordé à chaque participant pour la prise de parole. Vous pouvez également souligner la thématique à aborder par chacun.

N’oubliez pas de mettre un plan de repère pour faciliter l’accès à l’endroit indiqué aux étrangers.

Bien démarrer la séance

Que ce soit en anglais ou dans une autre langue, une réunion se déroule souvent de la même manière. Vous devez toujours commencer par saluer l’assistance. Un « Good morning » pour une réunion matinale ou un « Good afternoon » pour une réunion en début d’après-midi, ou tout simplement un « Hello » pour faire court.

Et si vous êtes à l’animation, pensez également à mettre votre audience dans l’ambiance dès le début, en lançant une phrase de type « Good morning. It looks like everyone’s here, so let’s get started. »

Prendre son rôle à cœur

Une réunion est une sorte de jeu de rôle où chacun doit prendre part en apportant une valeur ajoutée au sujet développé. Pour une réunion en anglais, la participation de chacun se définit comme suit :

  • Soit vous êtes un spectateur passif qui est là juste pour prendre des notes sans obligatoirement prendre la parole.

  • Soit vous êtes un spectateur actif : vous écoutez votre interlocuteur attentivement afin de lui répondre par la suite ou lui poser une question relative à son intervention. Dans ce cas, il vous faudra maîtriser quelques termes spécifiques en anglais.

  • Soit vous êtes un animateur, celui qui doit le plus parler de toute l’assistance donc celui qui doit également maîtriser parfaitement son langage oral.

Pour être un bon animateur dans une réunion, vous devez préparer votre intervention en amont. Présentez-vous avec une liste de questions préétablies que vous poserez au fur et à mesure que la réunion avance.

Préparez-vous également quelques notes sur les questions qui pourraient vous être adressées et auxquelles vous devrez répondre. Cela vous permettra de répondre de manière fluide et sans stress lors de la réunion.

Définir les objectifs de la réunion

Une réunion a un but précis que vous aurez à rappeler dès le début de la séance à votre assistance. Pour présenter le thème à aborder lors d’une réunion, vous pouvez dire « We’re here today to… ».

Vous pouvez également formuler votre phrase en commençant par « Our goal today is … » ou « I’ve called this meeting to… » Vous pouvez également rajouter une petite explication à cette phrase, du genre « We’re here today to discuss about our communication strategy ».

Respecter le timing

Une réunion prend généralement une ou deux heures, voire plus selon l’importance du sujet abordé. Il revient à l’animateur de bien gérer le timing pour éviter de dépasser la plage horaire définie à l’avance.

Cela se manifeste essentiellement à travers la répartition des temps de prise de paroles et du respect du temps accordé à chacun.

Gérer les informations

Les données exploitées au cours d’une réunion proviennent généralement de précédentes séances organisées au sein de l’entreprise ou de l’entité.

De ce fait, il convient toujours de rappeler à l’audience les points essentiels déjà développés auparavant sur lesquels il faudrait revenir ou passer. Pour commencer à parler de ces archives, vous pouvez dire « Let’s begin with the minutes from our last meeting ».

Ensuite, vous pouvez continuer par les points à aborder lors de la réunion en annonçant « Today, there are … items on the list. Let’s start with number … on your copy ». Un bon animateur saura également utiliser des phrases de transitions adaptées à chaque situation, pour ne pas endormir son audience. « Let’s move on to… » est une expression très utilisée en affaires pour « passer à autre chose ».

Respecter les codes de communication

Chaque participant à une réunion possède ses propres codes de communication interculturels. Certains codes sont universels, mais pour éviter de provoquer un choc de cultures au sein de vos interlocuteurs, renseignez-vous en amont sur les cultures de ces derniers.

En présence d’Anglais, vous devez vous montrer poli sur toute la ligne et éviter surtout de prononcer des phrases négatives.

Chez les Américains, l’optimisme est aussi de rigueur. Dans tous les cas, commencer une réunion avec une affirmation négative peut nuire à toutes négociations.

Boucler la séance en beauté

Lorsque tous les aspects du sujet ont été abordés et que tout le monde a eu l’occasion de donner son avis, il revient à l’animateur de clore la séance en beauté.

Cela signifie fournir un résumé complet des informations qui ont circulé, émettre un remerciement à l’audience puis clore de manière officielle la réunion. Un résumé s’annonce facilement avec des expressions de type « To sum up… ».

Pour remercier, dites simplement « Thank you all for coming ». Enfin, pour inviter l’assistance à quitter la pièce, dites « The meeting is over ». Et s’il fallait annoncer une date ultérieure pour une nouvelle réunion avec la même audience, vous pouvez ajouter « We’ll see everyone next… »

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Voici quelques expressions pratiques pour animer une réunion en anglais :

Pour annoncer l’ouverture d’une réunion

- Let’s get started ! = commençons !
- Shall we start? = Pouvons-nous commencer?
- Let’s get down to business = Mettons-nous au travail!
- Let’s go around the table = faisons un tour de table
-The purpose of this meeting is to = le but de cette réunion est de
- Our common objective is to = notre objectif commun est de
- Has everyone received the agenda? = Tout le monde a-t-il reçu l’ordre du jour ?
- Can everyone see the screen? = Tout le monde peut-il voir l’écran ?
- Can you all hear me? = M’entendez-vous tous?
- We will deal with the questions at the end = nous traiterons les questions à la fin
- We will move on to the next point = nous passerons au point suivant
- We need to discuss 4 topics = il nous faut aborder 4 sujets

Au cours de la réunion

- All those in favour, raise your hands = que ceux qui sont pour lèvent la main
- to make a proposal = faire une proposition
- Let me put this another way = laissez-moi vous expliquer autrement
- who would like to speak ? = qui veut prendre la parole?
- to make a motion = faire une proposition
- while we’re on the subject, I’d like to say… = puisqu’on en parle, j’aimerais dire …
- are there any comments ? = y a-t-il des commentaires ?
- Would you like to clarify this point ? = pourriez-vous éclaircir ce point ?
- what do you mean ? = que voulez-vous dire ?
- I tend to think that = j’ai tendance à penser que
- Shall we leaver that item ? = Peut-on clore le sujet ?
- Could we stick to the item ? = pourrions-nous nous en tenir au sujet ?
- In a nutshell, you’re saying that = en résumé, vous dites que…
- We’re running out of time = on n’a plus le temps
- Let’s go back on track = revenons au sujet

Pour clore la réunion

- That conclude our business today = c’est terminé pour aujourd’hui
- Can we come to a decision before we close the meeting ? = pouvons-nous prendre une decision avant de clore la réunion ?
- I declare the meeting closed = la séance est levée
- That’s everything on the agenda = c’est tout ce qu’il y avait au programme
- We’ve covered everything = nous avons fait le tour
- Let’s finish there = c’est terminé

Vocabulaire général pour animer une réunion

- a meeting = une réunion
- apologies = excusé
- to accomplish = mener, effectuer
- a stand’up meeting = une réunion debout
- to schedule a meeting = programmer une réunion
- to address = s’occuper de, se charger de
- agenda = ordre du jour
- to have a meeting = avoir une réunion
- to hold a meeting = tenir une réunion
- diary = agenda
- aob (any other business) = autres sujets divers
- to run a meeting = animer une réunion
- to lead a meeting = conduire une réunion
- brain-storm = remue-méninges
- chairperson = organisateur, leader
- to postpone a meeting = reporter une réunion
- to attend a meeting = assister à une réunion
- mandatory = obligatoire
- closing remarks = remarques finales
- to bring forward a meeting = advancer une réunion
- to cancel a meeting = annuler une réunion
- to submit = proposer
- conference room = salle de réunion
- to sump up = récapituler
- deadline = date limite
- to designate = assigner
- minutes = compte rendu
- to debate = débattre
- to go over = revoir
- proxy vote = procuration
- to schedule = programmer
- to adjourn = reporter, mettre fin
- to wrap up = conclure
- show of hands = vote à main levée
- location = lieu
- to have something to add = avoir quelque chose à ajouter

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